7 avantages à utiliser Notion en tant que graphiste freelance

Notion, c’est le nouvel outil dont tout le monde parle depuis quelques années. Soit il déchaîne les passions, soit il effraie tant il peut paraître complexe. Laisse-moi te résumer en quelques mots ce qu’est Notion : il s’agit d’une application, disponible sur ordi et sur téléphone, pouvant servir à la prise de notes, mais pas que. Tu peux y entrer n’importe quel type de données et créer des tableaux comme sur Excel, trier des tâches par statut comme sur Trello, héberger des documents comme sur Google Drive, gérer des agendas comme sur Google Calendar. Ainsi tu peux te créer plein de pages, les trier, les organiser, et même en faire des templates (modèles) pour gagner du temps. Mais si tout ça te laisse dubitatif, ne t’inquiètes pas, dans cet article je vais te montrer avec des exemples concrets 7 avantages à utiliser Notion en tant que Graphiste Freelance.

Mais tout d’abord qui suis-je pour te parler de tout ça ?

Moi c’est Nina

Aujourd’hui je suis entrepreneure et experte Notion, mais cela n’a pas toujours été le cas. Graphiste de formation, je me suis lancée à mon compte en 2017 en tant que graphiste freelance. Durant les 2 années qui ont suivi, j’avais du mal à vivre de mon activité. Mes revenus étaient irréguliers et insuffisants pour payer mes charges. Après ces deux années de galères, un jour, j’ai eu un déclic. J’ai compris que j’avais besoin de me former, de mieux m’organiser et apprendre à me structurer. J’ai commencé à me documenter sur les techniques d’organisation des entrepreneurs que j’admirais, et à me former sur la productivité.

Une amie me parle de Notion

Déjà, la graphiste en moi a tout de suite aimé le design de cette application ! Enfin une appli pour s’organiser qui est aussi jolie que fonctionnelle ! Ensuite, quand j’ai vu à quel point Notion remplaçait TOUS les outils que j’utilisais, me permettant d’être plus minimaliste dans mes outils digitaux, ça m’a convaincu et j’ai commencé à l’utiliser pour mon activité de graphiste freelance. Je me suis littéralement passionnée pour cet outil. Quitte à me perdre dans des tutos Youtube et des forums Reddit pour comprendre toutes ses fonctionnalités les plus complexes ????

Je me construis un espace Notion hyper efficace pour mon activité de graphiste.

Grâce à ma nouvelle organisation, j’avance dans mes formations et je trouve enfin des clients réguliers . J’arrive enfin à vivre confortablement de mon activité. Je travaille moins mais mieux. Je réduis mes heures de travail en passant de 8h à 4h par jour, et je passe d’un Chiffre d’affaires de 500€ à 3000€ par mois.

Je partage mes connaissances sur Instagram et…

Devant l’engouement que ça prend, en mai 2021 je décide de proposer à la vente mon Système Notion Freelance pour la première fois. Ça a été un succès ! Et le début de ma reconversion en tant qu’experte Notion. Voilà pourquoi aujourd’hui, je suis à même de t’expliquer de quelle manière Notion peut changer ton quotidien de graphiste freelance.

Avantage n°1 : Ne plus surcharger ton agenda

Dans mon Notion je me suis créé une page – aussi appelée template – pour suivre tous mes projets en cours et à venir : projets clients, mais aussi projets perso, formations, projets pour mon entreprise, etc.

J’ai créé un système Notion où je découpe ces projets en plusieurs objectifs et en plusieurs tâches.

Je planifie ensuite ces tâches dans le temps, et je suis ainsi plus réaliste quand à l’organisation de mon temps.

Grâce à cette technique, dès que j’ai une nouvelle demande client, il me suffit de regarder mon agenda Notion pour voir mes disponibilités dans les prochains mois et voir si oui ou non je peux accepter le projet.

C’est ce qui revient aussi chez les freelances qui utilisent mon Système Notion : elles me disent qu’elles arrêtent de dire oui à tout et de se surcharger de travail, elles sont plus réalistes sur ce qu’elles peuvent accepter et quand. Cela permet de vivre plus sereinement son activité de graphiste freelance ! Et de ne pas créer des conflits avec des clients pour des retards de livraison, parce qu’on aurait trop de projets en même temps.

On peut aussi voir ses projets sous forme de calendrier :

Avantage n°2 : Voir concrètement ton avancée au jour le jour

L’autre avantage de découper ses projets dans Notion, c’est de pouvoir suivre concrètement l’avancée de ses projets au jour le jour. Tu peux voir tout ce que tu as déjà accompli et ce qu’il te reste à faire.

Aussi dans mon Système Notion, j’ai un historique de mes tâches, et j’ai créé une “Did list” où je peux voir toutes les tâches déjà réalisées ce mois-ci :

C’est hyper motivant de voir ses progrès de manière claire et visuelle comme ça. C’est ce petit coup de boost quotidien qui fait toute la différence !

Avantage n°3 : Centraliser toutes les infos de ton entreprise

L’un des grands atouts de Notion, c’est de pouvoir rassembler toutes les informations de son entreprise en un seul endroit. Par exemple, j’ai créé un template Notion dédié à la charte graphique de mon entreprise.

Dedans, je peux héberger toutes les informations essentielles comme les couleurs, les typographies, les logos et les guidelines d’utilisation. C’est hyper pratique, surtout quand je dois partager ces infos avec des collaborateurs ou des freelances. Ils ont accès à tout ce dont ils ont besoin, et je n’ai plus à jongler entre plusieurs outils ou à renvoyer des fichiers par mail.

En plus de ça, j’ai aussi développé un template “Veille”. C’est là que je note toutes mes références et les contenus qui m’inspirent. Que ce soit des articles, des images, des vidéos ou des liens, tout est organisé dans mon espace Notion.

Cela me permet de faire ma veille graphique et stratégique de manière efficace. Je peux retrouver facilement toutes les ressources qui m’intéressent et les utiliser quand j’en ai besoin. Finis les onglets de navigateur à n’en plus finir ou les post-its éparpillés partout !

Avantage n°4 : Ne plus jamais rien oublier

Un des avantages de Notion, c’est que tu peux le retrouver partout.

Par exemple, si tu as une idée dans la rue en te promenant, hop tu peux sortir ton téléphone et noter ton idée dans ton application Notion !

Pour cela il te suffit de créer un template dans Notion, spécialement pour noter toutes tes idées, que tu ouvriras plus tard au moment venu pour faire le tri.

Tu peux aussi utiliser notion dans le métro, quand tu te brosses les dents, quand tu ne fais rien, et que tu penses à quelque chose pour ton business, tu peux en 2 secondes le noter dans ton application Notion, et ne plus jamais rien oublier.

C’est important que tu aies un endroit où vider tout ce qu’il y a dans ton cerveau. Ce qui m’amène au point suivant :

Avantage n°5 : Réduire ta charge mentale

En prenant l’habitude de vider ton cerveau dans Notion, d’y noter toutes tes idées, tes projets, tes notes, tes tâches à faire, tout ce qui concerne ton business, tu vas avoir l’impression que ton cerveau s’est allégé. Et ce n’est pas qu’une impression. C’est ce que j’ai ressenti quand j’ai commencé à tout noter dans Notion. J’ai remarqué que ça avait beaucoup réduit ma charge mentale.

C’est tellement vital quand on est entrepreneur de pouvoir sortir tout ce qu’on a dans la tête à un endroit, de pouvoir organiser et ranger toutes ses notes. On parle beaucoup de toute la liberté que l’on gagne quand on est entrepreneur par rapport au salariat, mais on parle beaucoup moins de toute la charge mentale que l’on accumule au quotidien, à devoir tout gérer de front. Parce qu’on oublie que l’on fait 10 métiers à la fois en plus de son propre métier : on est aussi commercial, community manager, comptable, photographe… On gère tout à la fois. Et à trop se surcharger le cerveau, c’est ce qui malheureusement peut parfois pousser au burn-out.

La santé mentale est un sujet primordial quand on est à son compte, et Notion m’aide au quotidien pour la préserver.

Avantage n°6 : Gagner du temps et avoir une vision d’ensemble de ta création de contenu

Dans Notion, j’ai créé un Calendrier éditorial connecté à mes templates pour Instagram, ma Newsletter, et tous mes autres réseaux.

De cette façon, j’ai une vision d’ensemble sur toute ma création de contenu de tous les réseaux que j’utilise. Et je peux me rendre sur la page Notion d’un réseau en particulier, par exemple Instagram, où je note toutes mes idées de contenu. Je mets à jour les statuts de chaque contenu grâce à la vue Kanban par statut, comme sur Trello, je fais glisser la carte au fur et à mesure de l’avancée de mon contenu, il passe de “idée” à “en cours de rédaction” puis à “terminé”.

Avantage n°7 : Optimiser tes échanges avec tes clients et prospects

J’ai créé un template Notion que j’appelle “Espace client” et que je partage à mon client pour qu’il puisse suivre l’avancée du projet.

On peut commenter directement sur la page, il y a un planning, toutes les étapes sont détaillées, ce qui fait que cela réduit grandement les échanges par mail ou par téléphone.

Le client ne m’harcèle plus constamment pour savoir où en est son projet, il lui suffit d’aller voir la page Notion pour voir l’avancée du projet que je met à jour régulièrement.

Utiliser Notion me permet aussi de :

• Proposer une expérience client premium, avec cet espace Notion bien organisé où mon client retrouve toutes les informations et documents qui concernent notre projet en cours.
• Me démarquer et de me différencier par rapport à d’autres graphistes freelances, et apportent une plue-value à mes services.
• Constituer un argument de vente au moment des échanges avec un potentiel futur client, car cela renvoie une image professionnelle et organisée, et renforce la confiance.

J’ai aussi un template “Customer Care” dans lequel j’ai recensé toutes les questions que mes prospects et mes clients me posent le plus, et mes réponses pré-rédigées, que je n’ai plus qu’à copier-coller pour gagner du temps.

En résumé

Notion, bien plus qu’un simple outil, un véritable assistant

Notion se révèle bien plus qu’un simple outil de prise de notes, c’est un assistant indispensable à tous les freelances.

Une fois que l’on a commencé à créer des templates pour son activité, on peut tout ranger en un joli tableau de bord bien organisé comme je l’ai fais.

Il sert à déterminer les conditions selon lesquelles les droits pourront être cédés, mais également d’imposer les limites de leur utilisation. 

Notion, une esthétique qui ne gâche rien

En tant que graphiste on le sait l’esthétique est importante et c’est ce qui m’a plu dans Notion, son design et le fait de pouvoir le personnaliser à fond. Cela change tout. C’est vraiment agréable d’ouvrir son Notion le matin, l’organisation devient un plaisir plutôt qu’une corvée.

Notion, un outil tout en 1

Notion nous aide aussi à consigner nos processus et les simplifier, pour optimiser notre temps. Grâce à Notion, nous pouvons créer des espaces professionnels et structurés, où chaque projet trouve sa place et chaque tâche est soigneusement répertoriée.

Plus besoin de jongler entre différents outils ou de s’égarer dans des piles de documents ; Notion centralise tout, nous permettant ainsi de rester concentrés et efficaces.

Que ce soit pour planifier nos projets annuels ou pour organiser nos tâches hebdomadaires, utiliser Notion à chaque étape de notre process de graphiste freelance, nous offre une vue d’ensemble claire et une tranquillité d’esprit bienvenue.

En consignant nos processus et routines dans Notion, nous gagnons du temps, de la sérénité et une productivité renforcée. Alors, si tu cherches à révolutionner ta façon de travailler, ne cherche pas plus loin : Notion est là pour t’accompagner dans ton succès en tant que graphiste freelance.

Et si tu ne veux pas construire toi même ton Notion, tous les templates que je t’ai présenté dans cet article font parti de mon Système Notion Freelance qui est de nouveau disponible à la vente. Tu peux te le procurer juste ici. D’ailleurs en ce moment jusqu’au 18 juin 2024 tu peux profiter d’une réduction de -50% pour fêter la réouverture du programme. Profites-en !

Tu peux également profiter d’un tableau de bord Notion que je mets gratuitement à ta disposition ici.